Chính sách nhà phân phối [kênh Offline]

I. ĐIỀU KIỆN TRỞ THÀNH NHÀ PHÂN PHỐI

1. Đối tượng áp dụng: Chính sách áp dụng đối với Nhà phân phối, Đại lý, Chuỗi nhà thuốc, Nhà thuốc, Phòng khám và các tổ chức, cá nhân kinh doanh hợp pháp có nhu cầu phân phối sản phẩm của Shinnara Việt Nam.

2. Điều kiện hợp tác: Đối tác phải có đầy đủ hồ sơ pháp lý theo quy định của pháp luật và đáp ứng các điều kiện kinh doanh (nếu có). Nhà phân phối có trách nhiệm tuân thủ các chính sách và quy định của Shinnara; thực hiện đơn hàng đầu tiên, ký Hợp đồng phân phối (khi được yêu cầu), bảo quản và kinh doanh sản phẩm đúng quy định; phối hợp xử lý khiếu nại, thu hồi sản phẩm (nếu có) và không kinh doanh hàng giả, hàng nhái, hàng hết hạn sử dụng hoặc sản phẩm không do Shinnara cung cấp.

3. Xét duyệt Nhà phân phối: Tư cách Nhà phân phối được xác lập khi hồ sơ hợp lệ, được Shinnara phê duyệt và hoàn tất các thủ tục hợp tác theo quy định. Shinnara có quyền từ chối hoặc chấm dứt hợp tác đối với các trường hợp vi phạm pháp luật, Chính sách Nhà phân phối hoặc có hành vi ảnh hưởng đến uy tín, thương hiệu và hệ thống phân phối của Công ty.

II. QUYỀN LỢI CỦA NHÀ PHÂN PHỐI 

1. Hỗ trợ khai trương & phát triển điểm bán: Công ty hỗ trợ bộ nhận diện, vật phẩm trưng bày và chương trình khai trương cho các điểm bán mới theo chính sách từng thời kỳ.

2. Đào tạo sản phẩm & kỹ năng bán hàng: Nhà phân phối và nhân viên bán hàng được tham gia các chương trình đào tạo về sản phẩm, tư vấn khách hàng và kiến thức thị trường.

3. Chính sách hỗ trợ marketing địa phương: Công ty hỗ trợ một phần chi phí hoặc cung cấp công cụ truyền thông cho các hoạt động quảng bá, hội thảo, sự kiện bán hàng tại khu vực.

4. Ưu tiên hàng hóa & kế hoạch cung ứng: Nhà phân phối đạt cấp độ cao được ưu tiên về kế hoạch nhập hàng, hỗ trợ dự báo nhu cầu và đảm bảo nguồn cung trong các giai đoạn cao điểm. 

5. Chính sách đổi trả hàng hóa: Áp dụng chính sách hỗ trợ đổi sản phẩm theo điều kiện quy định nhằm giảm rủi ro tồn kho và hỗ trợ hoạt động kinh doanh.

6. Bảo vệ khu vực kinh doanh: Xem xét áp dụng chính sách bảo vệ khu vực hoặc hạn chế xung đột kênh bán hàng đối với Nhà phân phối đạt tiêu chuẩn.

7. Chính sách thưởng doanh số: Đạt doanh số theo từng mốc sẽ được hưởng các chương trình thưởng, quà tặng hoặc ưu đãi đặc biệt theo chính sách của Công ty từng thời kỳ.

III. CHÍNH SÁCH GIÁ BÁN VÀ CHIẾT KHẤU

Giá phân phối: Mức giá dành cho Nhà phân phối theo từng cấp độ và chính sách kinh doanh của Công ty.

Giá niêm yết: Mức giá bán lẻ chính thức do Công ty công bố trên các kênh phân phối và truyền thông.

Giá bán đề xuất: Mức giá Công ty khuyến nghị Nhà phân phối áp dụng nhằm đảm bảo sự thống nhất trên thị trường.

Giá bán sàn: Mức giá thấp nhất được phép áp dụng trong chương trình khuyến mại nhằm duy trì hệ thống giá ổn định.

Tồn kho: Thông tin tồn kho và khả năng cung ứng được Công ty cập nhật thường xuyên để hỗ trợ Nhà phân phối.

Mức giá chiết khấu: Mức chiết khấu áp dụng theo từng thời kỳ và được thông báo riêng đến từng Nhà phân phối theo cấp độ hợp tác.

IV. CHÍNH SÁCH CÔNG NỢ

Chính sách công nợ được áp dụng đối với Nhà phân phối đáp ứng điều kiện do Shinnara quy định và được Công ty phê duyệt hạn mức công nợ.

1. Điều kiện áp dụng: Chỉ áp dụng cho nhà phân phối đã hợp tác tối thiểu 3 tháng và có lịch sử thanh toán đúng hạn trong ít nhất 2 đơn hàng gần nhất. Đại lý mới hoặc cộng tác viên mới không áp dụng công nợ (phải thanh toán 100% trước khi xuất hàng).

2. Hạn mức công nợ: Hạn mức công nợ tối đa không vượt quá 30–50% giá trị trung bình nhập hàng của 3 tháng gần nhất. Mỗi nhà phân phối chỉ có thể có tối đa 1 đơn hàng công nợ đang còn hiệu lực tại một thời điểm. Công ty có quyền điều chỉnh hạn mức dựa trên tình hình kinh doanh và lịch sử thanh toán.

3. Thời hạn thanh toán: Đối với các đơn hàng có công nợ, nhà phân phối có trách nhiệm hoàn tất thanh toán trong vòng 15 ngày kể từ ngày xuất kho hoặc ngày xuất hóa đơn, tùy thời điểm nào đến trước.

Đối với các nhà phân phối có lịch sử hợp tác lâu dài, thanh toán đúng hạn và đạt mức doanh số theo quy định, Công ty có thể xem xét phê duyệt thời hạn thanh toán tối đa 30 ngày kể từ ngày xuất kho hoặc ngày xuất hóa đơn, tùy thời điểm nào đến trước.

4. Lãi/phạt chậm thanh toán

Quá hạn từ 01–07 ngày: Công ty gửi thông báo nhắc nhở, cảnh báo tình trạng chậm thanh toán và có quyền tạm dừng phê duyệt các đơn hàng mới cho đến khi công nợ được xử lý.

Quá hạn từ 08–15 ngày: Nhà phân phối chịu khoản phí chậm thanh toán với mức 0,05%/ngày tính trên giá trị công nợ quá hạn kể từ ngày hết hạn thanh toán đến ngày hoàn tất nghĩa vụ thanh toán.

Quá hạn trên 15 ngày: Công ty có quyền thu hồi hoặc điều chỉnh hạn mức công nợ, tạm ngừng cung cấp hàng hóa, yêu cầu thanh toán toàn bộ công nợ còn tồn đọng và áp dụng các biện pháp xử lý cần thiết theo quy định pháp luật.

5. Đối chiếu công nợ: Công ty thực hiện gửi bảng đối chiếu công nợ định kỳ hàng tháng cho Nhà phân phối thông qua các kênh liên hệ đã đăng ký (Email/Zalo) để kiểm tra và xác nhận số liệu công nợ phát sinh.

Nhà phân phối có trách nhiệm kiểm tra, phản hồi và xác nhận trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được bảng đối chiếu công nợ. Trường hợp không có ý kiến phản hồi trong thời hạn trên, số liệu công nợ được xem là đã được Nhà phân phối xác nhận và chấp thuận.

6. Bảo đảm thanh toán: Đối với các đơn hàng áp dụng công nợ có giá trị lớn, Công ty có quyền yêu cầu Nhà phân phối thực hiện biện pháp bảo đảm thanh toán như đặt cọc, ký quỹ hoặc cung cấp bảo lãnh cá nhân/doanh nghiệp trước khi phê duyệt đơn hàng.

Trong trường hợp Nhà phân phối phát sinh các dấu hiệu rủi ro về khả năng thanh toán như thường xuyên thanh toán quá hạn, vi phạm cam kết công nợ, doanh số sụt giảm nghiêm trọng hoặc không đáp ứng các điều kiện duy trì hạn mức, Công ty có quyền điều chỉnh, tạm dừng hoặc thu hồi hạn mức công nợ để đảm bảo an toàn giao dịch.

V. CHÍNH SÁCH ĐỔI TRẢ HÀNG HÓA

Shinnara chấp nhận đổi hoặc hoàn sản phẩm trong các trường hợp lỗi do nhà sản xuất, giao sai hàng hoặc hư hỏng phát sinh trong quá trình vận chuyển do lỗi của Công ty. Nhà phân phối cần thông báo trong thời hạn quy định và cung cấp đầy đủ thông tin, chứng từ để được xem xét xử lý.

Đối với sản phẩm còn nguyên tem niêm phong, còn thời hạn sử dụng, đáp ứng điều kiện lưu thông và các tiêu chuẩn theo quy định của Công ty, Shinnara có thể xem xét hỗ trợ đổi sang lô sản xuất mới hoặc sản phẩm tương đương theo chính sách hiện hành.

Công ty không áp dụng đổi hoặc hoàn hàng đối với các sản phẩm bị hư hỏng do bảo quản, vận chuyển, sử dụng không đúng hướng dẫn hoặc các nguyên nhân thuộc trách nhiệm của Nhà phân phối hoặc các bên liên quan của Nhà phân phối.

Đối với các trường hợp phát sinh hàng tồn kho hoặc Nhà phân phối có nhu cầu chấm dứt hợp tác, Công ty sẽ xem xét từng trường hợp cụ thể và hỗ trợ các giải pháp phù hợp theo chính sách hiện hành. Việc nhận lại hàng hóa (nếu có) thuộc quyền xem xét và quyết định của Shinnara.

Ngoại trừ các trường hợp do lỗi của Công ty hoặc được chấp thuận bằng văn bản, Công ty không áp dụng chính sách hoàn kho đối với hàng hóa đã xuất kho quá 07 ngày kể từ ngày giao hàng.

Các trường hợp bất khả kháng sẽ được Công ty xem xét trên cơ sở hồ sơ thực tế và chính sách áp dụng tại thời điểm phát sinh.

X. QUY TRÌNH VẬN HÀNH ĐƠN HÀNG

Bước 1. Gửi đơn đặt hàng: Nhà phân phối hoàn thiện Đơn đặt hàng theo mẫu do Công ty cung cấp và gửi cho nhân viên kinh doanh/phụ trách để tiếp nhận và xử lý.

Bước 2. Xác nhận đơn hàng: Nhân viên phụ trách kiểm tra tồn kho, xác nhận số lượng hàng hóa, báo giá, thông tin các chương trình khuyến mãi (nếu có) và các lưu ý liên quan trước khi tiến hành đặt hàng.

Bước 3. Thanh toán đơn hàng: Sau khi đơn hàng được xác nhận, Nhà phân phối thực hiện thanh toán theo giá trị đơn hàng vào tài khoản ngân hàng của Công ty theo thông tin được cung cấp.

Bước 4. Xuất kho và giao hàng: Sau khi Công ty xác nhận đã nhận được thanh toán, đơn hàng sẽ được tiến hành xuất kho và giao đến địa điểm nhận hàng của Nhà phân phối theo thông tin đã đăng ký.

XII. ĐIỀU KHOẢN BỔ SUNG

1. Trường hợp hàng hóa không có sẵn trong kho Việt Nam: Trong trường hợp sản phẩm không còn tồn kho tại thời điểm Nhà phân phối đặt hàng, Công ty sẽ tiến hành đặt hàng và vận chuyển sản phẩm từ kho tổng tại Hàn Quốc về Việt Nam để đáp ứng nhu cầu cung ứng.

2. Thời gian tiếp nhận và xử lý đơn hàng: Nhà phân phối cần gửi đơn đặt hàng trước 16:00 (giờ Việt Nam) để Công ty tiếp nhận và xử lý trong cùng ngày làm việc.

Các đơn hàng được gửi sau 16:00 sẽ được ghi nhận và xử lý vào ngày làm việc kế tiếp.

3. Thời gian vận chuyển: Thời gian vận chuyển hàng hóa từ Hàn Quốc về Việt Nam dự kiến là 04 (bốn) ngày làm việc, không bao gồm các ngày nghỉ cuối tuần (Thứ Bảy, Chủ nhật) và các ngày nghỉ lễ theo quy định tại Hàn Quốc hoặc Việt Nam.

4. Điều chỉnh lịch trình giao hàng: Trong trường hợp lịch vận chuyển bị ảnh hưởng bởi các yếu tố như ngày nghỉ lễ, lịch bay thay đổi, chậm trễ từ đơn vị vận chuyển hoặc các nguyên nhân bất khả kháng khác, thời gian giao hàng có thể được điều chỉnh phù hợp.

Hai bên sẽ chủ động trao đổi, thống nhất và xác nhận lại thời gian giao hàng thực tế trong từng trường hợp cụ thể nhằm đảm bảo kế hoạch kinh doanh.

5. Kế hoạch và số lượng đặt hàng: Nhà phân phối có trách nhiệm xây dựng kế hoạch đặt hàng phù hợp với nhu cầu kinh doanh thực tế nhằm đảm bảo nguồn cung ổn định, hạn chế tình trạng thiếu hàng gây gián đoạn hoạt động bán hàng hoặc đặt hàng vượt nhu cầu dẫn đến tồn kho không phù hợp.

Trường hợp số lượng đặt hàng không hợp lý gây ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất, tồn kho hoặc khả năng cung ứng của Công ty, hai bên sẽ cùng trao đổi và thống nhất phương án điều chỉnh kế hoạch đặt hàng trong các kỳ tiếp theo để đảm bảo hiệu quả hợp tác lâu dài.

Link tham gia nhóm zalo đại lý phân phối:  Link Zalo  

        Nội dung chính sách sẽ được áp dụng từ năm 2023, sẽ có thông báo lên nhóm chat Zalo hoặc thông qua nhân viên phụ trách khi có thay đổi  !!